Сама по себе тема тайм-менеджмента занудная и тоскливая. Но, если за тему берется не бизнес-тренер, а практик. И рассказывает с драйвом и отличными слайдами — тема превращается в захватывающий мастер-класс.
Спикер — Борис Родионов, собственник федеральной сети мини-кофеен Kennedy’s Coffee, три года назад работал руководителем проектов в студии «Сибирикс» и на своем опыте выучился тому, как успевать все и не промазывать задачи. На мастер-классе, организованном консалтинговой компанией «Директ-актив», Борис рассказал о том, какие инструменты постоянно применяет в своей работе и в бизнес-процессах компании Kennedy’s Coffee.
— Время — самый ограниченный ресурс на свете для человека. Не будет времени — ничего не сможешь добиться. За отведенное нам время нужно достичь своей супер-мега-цели. Можно работать больше, но человек не робот, он должен отдыхать. Можно работать эффективно, но это не значит, что меньше.
Человек, который хочет заняться тайм-менеджментом, похож на менеджера-осьминожку. У него офигительное количество дел в голове и ограниченное время. Почему он зарывается? Потому что начинает делать все подряд и параллельно. Это критическая ошибка. Какой выход? Адекватно оценивать задачи и выполнять их последовательно.
Кстати, есть задачи, которые удается делать параллельно. Можно, например, читать умную книгу и находиться в уборной — два дела делаются одновременно и нигде качество не теряется. В этом мы все немного гениальны. Но параллельные задачи чаще всего по времени и качеству проваливаются. Почему? Психологи создали термин «состояние потока». Человек, чтобы эффективно работать над задачей должен на ней сосредоточиться. Минимальное время на концентрацию — 15 минут. Если человека отвлечь, ему снова нужно концентрироваться.
Обычно человек, который не пользуется инструментами тайм-менеджмента, в голове имеет огромную кучу мыслей и может держать в ней 7-8 дел. Если кто-то ставит перед вами еще одну задачу, одна из предыдущих вылетает. Как собрать все мысли, чтобы управлять своими делами? Самое простое — сделать список. Наступит состояние облегчения, не то, которое в уборной, но тоже такое примерно. И вы уже, считайте, поднялись на один уровень выше по планированию, потому что мыслите не конкретными задачами, а думаете, как их лучше выполнить.
Что дальше? Расставляем приоритеты с помощью такого инструмента, как матрица Эйзенхауэра. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно – Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали. Как использовать матрицу? Записать туда свои дела в соответствии с их важностью и срочностью. По-русски матрица Эйзенхауэра звучит просто: делайте то, что нужно, а не то, что быстрее или проще. Это основа тайм-менеджмента по-русски.
Сегодня есть отличный инструмент Google Календарь. Он заменяет бумажные ежедневники. Электронно планировать дела гораздо удобнее, чем переписывать с одного дня на другой в блокнотах. При планировании нужно учитывать, что не стоит ставить себе задачи меньше 15 минут и больше 4 часов. И моя практика показывает, что нужно планировать 75% от всего времени, оставляя 25% на непредвиденные дела.
Как ставить задачи? Для этого есть выдуманная американцами система с аббревиатурой SMART, которая определяет характеристики задачи. Она должна быть: [S]pecific — конкретная; [M]easurable — измеримая; [A]chievable — достижимая; [R]ealistiс — реалистичная; [T]imed — определенная по времени.
Что самое приятное и веселое в тайм-менеджменте? Вычеркивать выполненные задачи! Я крашу задачи в зеленый цвет. И это хоть как-то стимулирует заниматься планированием и контролем выполнения задач постоянно. Потому что тайм-менеджмент — реально нудное дело.
Для планирования более высокого уровня хорошо использовать диаграмму Ганта. Она позволяет разбить большой проект на маленькие задачи и выяснить критический цикл, который будет самый длинным. И понять период, за который можно сделать проект.
К чему нужно привыкнуть, чтобы управлять временем? Проводить ежедневный и еженедельный планинг. Заниматься проектным управлением и выработкой стратегий.
6 полезных вещей по тайм-менеджменту
1) Синхронизировать календари на всех устройствах и гаджетах
2) Отключить уведомления. Подходит разработчикам, но не менеджерам
3)«Есть лягушек». Лягушки — это дела, которые не хочется делать. Чтобы они делались, нужно делать их первыми
4) Звонить эффективнее, чем писать. Чтобы ускорить людей, надо им звонить
5) Бросайте курить. Сэкономите 15 % рабочего времени
6) Без дисциплины не получится ничего. Как только уезжаешь в отпуск, в календаре разброд и шатания. Приезжаешь и по крупицам собираешь все свои дела опять в календарь.
 |
 |
 |
 |
Источник – rekportal.ru
Поделиться мнением можно в нашем ТГ канале